决定销售计划的方式有两种--"分配方式"与"上行方式"。分配方式是一种自上往下的方式,即是自经营最高阶层起,往下一层层分配销售计划值的方式。由于这种方式属于传统观念下"理应如此"的方式,所以是一种演绎式的决定法。上行方式是先由第一线的推销员估计销售计划值,然后再一层层往上呈报,此种方法属于归纳式的方法。
由于二者各具优点,所以不易判断何者为佳。分配方式下的特点,是位处第一线的人员欠缺对计划的参与感,不易将上级所决定的计划为自己的计划。反观上行方式,其缺点在于部属所预估之数,不一定合乎整个企业目标,故往往无法被采纳。
所以,究竟采用何种方式,应视企业内部情况而定。
(1)高阶层对第一线了如指掌,而位处组织末梢的推销员,也深深信赖高阶层者。
(2)第一线负责者信赖拟定计划者,且惟命是从时。
(3)第一线负责者能以全公司的立场,分析自己所属区域,且预估值是在企业的许可范围内。
(1)与(2)宜采分配方式,而(3)则适用上行方式。
分配主义需彻底执行,如果发现部门负责人缺乏接受销售目标的能力,就应毅然决然地调换他人负责。
无论采用何种方式,订立销售计划时,需有良好的体制;一方面,最高阶层对销售目标应有明晰的观念。另一方面,也要观察第一线人员对目标的反应,二者双管齐下,然后再决定下年度的计划。
实际订立销售计划时,必然会滋生下列两种问题:
(1)销售分配计划,是否可立即实施?
(2)上行方式的计划,是否可被上级的认可?
如果分配方工可立即实施的话,就可透过电脑作业,迅速求算出产品别、部门别、顾客别、推销员别、月别等等的分配指数,然后,再将销货收入的目标值输入电脑,这样,即可编制销售计划了。
销货收目标值,是源自分配指数,以一层层分配方式而得,所以在整个分配过程中,不可能百分之百地满足各式需求!因而愈到组织末稍,愈需具体的合乎实际,否则就难以实行。
另一方面,由于上行方式的计划,不一定符合企业的整体需求,所以,在"分配计划可能实施之前"及"上行计划被认可且成为经营之前"另需反复予以修正。
由于上述方式耗费人力多,所以如欲节省人力而使计划更见效率,就需同时进行“分配计划”与“上行计划”,二者相互密切配合,而制定实施计划。如图1-3流程所示。
假设销售组织可区分成部门、科、股、业务员(推销员)……等几个阶层(图1-3所示),先根据最高阶层者所提的基本方案,然后再编制到"科"为止的"计划草案"。这一个计划草案的形态,就是将最高阶层者的基本方案,逐步分予各科的形态。
假设这计划草案的内容,是一年为期的产品销售目标;如A产品的销售指标价格为15000元,且销售数量为20000个,则估计各负责区域的销售额;然后将各股人员这预估数,呈报给科单位以作拟定计划的参与资料。注意!股或业务员在估计时,必需参考过去的实绩,否则乌托帮式的理想,亦多多大意义。
此时,位处上下桥梁地位的“科长”最重要;应就“上级所交予的计划草案”,与“下级所呈报的销售预估值”,加以比较、检讨与协调。因为科长处于中间地带,不仅详知销售的实况,也深知高阶层者的意愿,所以,最宜于调节:“计划草案”与“销售估计案”之间的差异。
例如,当销售额估计过分乐观时,科长就必须会同各股长及业务员,解析各市场区域的动向,籍以修正销售计划。此时,科长就需站在营业主管的立场,负责调整计划草案与销售估计案。
另外,假如科单位的调整,依然无法解决问题时,就需由部门经理出面协调。如果情况再恶劣,部门单位协调仍不得其果之时,则唯有会同最高阶层者,作整个公司的全面调整了。


